INERGIS Zapytanie ofertowe na zakup oprogramowania klasy ERP

Zapytanie ofertowe

W związku z złożeniem wniosku o dofinansowanie projekty: „Wdrożenie nowego i innowacyjnego procesu biznesowego poprzez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań Technologii
Informacyjno – Komunikacyjnych w przedsiębiorstwie dla celów zintegrowania wielu obszarów zarządzania projektami w zakresie planowania i realizacji zleceń.” Numer wniosku WND-RPSL.03.03.00-24-08HF/16-002 dla Osi Priorytetowej III. Konkurencyjność MŚP dla działania: 3.3. Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności gospodarczej firma INERGIS SA zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na dostarczenie, zainstalowanie, skonfigurowanie i uruchomienie systemu informatycznego ERP, którego specyfikacja znajduje się w opisie przedmiotu zamówienia

I. ZAMAWIAJĄCY
INERGIS SA
Ul. Kisielewskiego 18/28B
42-215 Częstochowa

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Program komputerowy który umożliwia zarządzanie realizacjami, dostosowywany będzie specjalnie pod wymagania firmy, posiadający funkcjonalności takie jak m.in.: Zarządzanie projektami, Finanse i Księgowość, Zarządzanie majątkiem trwałym, Zarządzanie obrotem towarowym, Zarządzanie personelem, Zarządzania majątkiem firmy, Obieg dokumentów. Dla 40 użytkowników z okresem gwarancji 36 miesięcy liczonymi od zakończenia wdrożenia/podpisania protokołu odbioru systemu.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i wymagania funkcjonalne zawarte są w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego

Kod CPV: 48331000-7 – Pakiety oprogramowania do zarządzania projektami

III. MIEJSCE Dostawy i uruchomienia systemu
SIEDZIBA FIRMY:
INERGIS SA
Ul. Kisielewskiego 18/28B
42-215 Częstochowa

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Udział w konkursie ofert mogą wziąć podmioty, które są w stanie zrealizować zamówienie zachowując warunki i parametry opisane w przedmiocie zamówienia oraz posiadają zasoby techniczne, kompetencyjne i finansowe wystarczające do realizacji zamówienia, a w szczególności:
1. Oferent posiada zdolności kompetencyjne i finansowe, które są niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia
2. Oferent posiada co najmniej 3 referencje od firm z branży instalacyjno – budowlanej, które używają systemu w zakresie zarządzania projektami budowlanymi i obiegiem dokumentów, w których można potwierdzić doświadczenie zespołu wdrożeniowego wykonawcy (telefonicznie lub wizytą referencyjną) w tym co najmniej 1 firma, które wdrożyła system w ciągu ostatnich 3 lat. W wypadku gdy oferent nie posiada takich poświadczeń, może wskazać firmy z branży Instalacyjno – budowlanej, w których wdrożenie realizowali wskazani członkowie jego zespołu wskazanego w Wykazie konsultantów uczestniczących we wdrożeniu, co również będzie weryfikowane telefonicznie lub wizytą referencyjną.
3. Oferent prześle listę konsultantów wraz z ich rolą w projekcie. Na projekcie powinni pracować co najmniej: 1 kierownik projektu, 1 konsultant wiodący w zakresie obrotu materiałowego , 1 konsultant wiodący w zakresie zarządzania personelem, 1 konsultant w zakresie zarządzania projektami, 1 konsultant w zakresie zarządzania majątkiem i księgowością oraz 1 programista. Do oferty należy dołączyć listę pracowników wraz z ich CV potwierdzającym doświadczenie zawodowe ze szczególnym wskazaniem doświadczenia w branży instalacyjno – budowlanej
4. Oferent posiada polisę OC w ramach prowadzonej działalności na kwotę minimum 300 000 zł
5. Oferowane rozwiązanie ERP do zarządzania obiegiem dokumentów i zarządzania projektami ma wsparcie producenta na terenie Rzeczpospolitej Polskiej i co najmniej 10 partnerów wdrożeniowych. W wypadku oferowania systemów od więcej niż jednego producenta, zasada ta dotyczy każdego systemu.
6. Oferowany system musi spełnić wymagania podstawowe i wymagania krytyczne zapisane w Załączniku nr 1

V. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Termin składania ofert upływa 7 listopada 2017 do godz. 15.00
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: r.chadzynski@inergis.pl wraz z załączoną kserokopią wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty. Oferta może być również dostarczona osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera na adres siedziby Firmy INERGIS SA Ul. Kisielewskiego 18/28B 42-215 Częstochowa. Termin składania ofert uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem dostarczono komplet wymaganych dokumentów w jeden z powyżej opisanych sposobów.

VI. MAKSYMALNY TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

1. Start zarządzania obrotem towarowym – 2 stycznia 2018
2. Start dla Zarządzania personelem – pierwsza lista płac na 10 stycznia 2018 – za grudzień 2017
3. Rozrachunki, salda kasy i rachunków bankowych – 2 stycznia 2018
4. Pierwsze deklaracje podatkowe dla księgowości – do 15 lutego 2018
5. Zakończenie prac i odebranie systemu 30 czerwca 2018
6. Okres wsparcia autorskiego nie krótszy niż do 30 czerwca 2021 roku
Powyższe terminy mogą ulec wydłużeniu ze względu na skomplikowany charakter projektu. Ewentualne zmiany terminu zakończenia realizacji inwestycji będą ustalane indywidualnie między Zamawiającym i Oferentem, tak aby zmiany te nie miały negatywnego wpływu na realizację projektu.

VII. INFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA OFERENTÓW

1. W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia, udzielane przez Zamawiającego, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Ocena wystąpienia powiązań osobowych lub kapitałowych, prowadzona jest na podstawie orzecznictwa oraz praktyki decyzyjnej Komisji Europejskiej, odwołujących się do treści zalecenia Komisji 2003/361/WE

z dnia 6 maja 2003 r. dotyczącego definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (Dz.U.L 124 z 20.5.2003, s.36).

2. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się także wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem

i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d. pozostawieniu w związku małżeńskim albo we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

VIII. OKREŚLENIE WARUNKÓW ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZANEGO POSTĘPOWANIA

Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.

IX. KRYTERIA WYBORU OFERTY WRAZ Z INFORMACJĄ O WAGACH PUNKTOWYCH LUB PROCENTOWYCH PRZYPISANYCH DO POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIA DANEGO KRYTERIUM OCENY OFERTY

Lp.	Nazwa	Sposób oceny	Waga procentowa
1.	Wartość netto programu komputerowego ERP	Wartość licencji wraz z okresem 36 miesięcy gwarancji w ramach trwałości projektu	60
2.	Wartość szkoleń	Wartość usług szkoleniowych	20
3.	Termin płatności	Termin płatności liczony w dniach od daty wystawienia faktury	20
		RAZEM	100 %

Wynik oceny oferty będzie stanowił sumę punktów przyznanych za poszczególne kryteria,
odpowiednio przy uwzględnieniu wag procentowych przypisanych do tych kryteriów. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów po zsumowaniu przyznanych punktów w ramach wszystkich kryteriów.Wzór obliczenia
Waga wartości programu komputerowego ERP = 60%* (najniższa wartość z ocenianych ofert)/(wartość ocenianej oferty)
Waga wartości szkoleń = 20% * (najniższa cena z ocenianych ofert)/(wartość ocenianej oferty)
Waga terminu płatności = 20%*(termin płatności z oferty)/(najdłuższy termin płatności z ocenianych ofert)

X. WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE SKŁADANYCH OFERT

Do konkursu zostaną dopuszczone oferty, które spełniają następujące wymogi:
1. Zawierają nazwę i adres oferenta, a także datę sporządzenia i termin ważności oferty nie krótszy niż 30 dni od daty złożenia.
Wzór Oferty zawarty jest w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego
2. Będące zgodne co do przedmiotu zapytania ofertowego.
3. Złożone w terminie przewidzianym na składanie ofert.
4. Całościowe – zamawiający nie dopuszcza do składania ofert częściowych.
5. Uwzględniające oferowaną cenę wyrażoną w wartościach netto i brutto.
6. Podpisane przez osoby upoważnione do składania ofert handlowych oferenta zgodnie z reprezentacją wynikającą z KRS
lub innego właściwego rejestru przedsiębiorców.
7. Wypełniony arkusz z wymaganiami zawarty w załączniku
8. Zawierające termin realizacji zamówienia.
9. Dołączono oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym.
10. Podpisano wszystkie oświadczenia załączone do zapytania ofertowego
11. Wypełniono załączniki z listą konsultantów uczestniczących w projekcie
12. Wypełniono załącznik z listą zrealizowanych wdrożeń

XI. DODATKOWE INFORMACJE

Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru w przypadku gdy otrzymane oferty nie będą spełniały jego oczekiwań lub cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy jeśli po wyłonieniu oferenta wyjdą na jaw informacje uniemożliwiające prawidłową realizację umowy
Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania oferenta do złożenia wyjaśnień w przypadku, gdy cena oferty będzie rażąco odbiegać od cen rynkowych.
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niedokonywania wyboru bez podawania przyczyn.
Oferent musi być gotowy do podpisania umowy według wzoru przedłożonego przez Zamawiającego. Umowa jest załącznikiem nr 9 do niniejszego zapytania

Częstochowa dn. 2017-10-26

Zapytanie ofertowe sysytem ERP https://www.inergis.pl/media/files/file_54f4e82.pdf

Umowa wzór https://www.inergis.pl/media/files/file_91605b0.pdf

Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty

W związku z zapytaniem ofertowym z dnia 26 października 2017 na zakup oprogramowania klasy ERP wpłynęła jedna oferta.

Ofertę złożyła firma:
1. Oferta 1 – ERP Consulting sp z o.o. – wpłynęła dnia 7.11.2017

Po zapoznaniu się z ofertą dokonano jej oceny. W oparciu o wyniki przeprowadzonej oceny merytorycznej wg. protokołu z oceny ofert z dnia 8.11.2017r. sporządzono listę rankingową ofert, od ilości uzyskanych punktów:
Oferta 1 – 100 pkt.

W naszej ocenie najkorzystniejszą ofertę złożyła firma: ERP Consulting sp z o.o. i zostanie zaproszona do podpisania umowy.

Dziękujemy za zainteresowanie i złożoną ofertę.